Tugas Teori Organisasi Umum 169-184

NPM : 16114979

1. Sasaran dan Hambatan komunikasi dalam organisasi

   Sasaran dalam organisasi adalah berbagai hasil yang ingin dicapai dalam proses komunikasi. Menurut arahnya komunikasi dalam organisasi terdiri dari komunikasi keatas, komunikasi kebawah, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal. Secara singkat sasaran komunikasi kebawah adalah agar setiap perintah , instruksi, bimbingan dan nasihat yang diberikan oleh pimpinan diterima, dimengerti dan dipahami oleh para bawahan sehingga dapat dilaksanakan dengan baik.
   
   Komunikasi keatas berupa saran, ide ide, keluhan  dan pendapat dari para bawahan terhadap pimpinan. Komunikasi horizontal adalah hubungan kerja dengan saling menerima dan bertukar informasi. komunikasi horizontal sangat penting dalam rangka :
   
   1. Menciptakan hubungan kerja yang serasi
   2. Membina cara kerja yang terpadu
   3. Menciptakan kesatuan gerak dan kesatuan bahasa dalam menghadapi suatu masalah sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman.
   Seperti halnya komunikasi horizontal, komunikasi diagonal pada dasarnya juga bersifat hubungan kerja dengan saling bertukar informasi.
   Hambatan dalam komunikasi terbagi menjadi 3 jenis, yaitu :
   
   1. Hambatan Teknis
   2. Hambatan Semantik
   3. Hambatan Perilaku

   Hambatan Teknis 

   Hambatan yang bersifat teknis adalah hambatan yang disebabkan oleh :
   
   1. Kurangnya sarana dan peranan yang diperlukan dalam proses komunikasi
   Contoh : Masih banyak kantor pemerintah yang belum ada fasilitas telepon, internet dll
   2. Penguasaan teknik dan metode komunikasi yang tidak sesuai
   Teknik komunikasi adalah keahlian yang dimiliki seseorang dalam menyampaikan informasi kepada pihak lain. Beberapa teknik komunikasi yaitu :
   
   1. Teknik Kepercayaan
   2. Teknik Perhubungan
   3. Teknik Kepuasan
   4. Teknik Kejelasan
   5. Teknik Kesinambungan
   6. Teknik Persesuaian
   7. Teknik Penggunaan saluran yang tepat
   
   Metode adalah cara atau sistem untuk melakukan suatu pekerjaan. Metode komunikasi adalah sistem menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain.
   
   3. Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi 

   Hambatan Semantik

   Semantik dapat diartikan sebagai suatu studi tentang pengertian, pengertian dapat diungkapkan melalui bahasa. Jadi hambatan semantik adalah hambatan yang disebabkan kesalahan dalam menafsirka, kesalahan dalam memberikan pengertian terhadap bahasa dalam komunikasi.
   
   Kesalahan dalam menangkap pengertian terhadap bahasa dapat terjadi karena perbedaan latar belakang pendidikan maupun latar belakang sosial. Untuk mengatasi hal tersebut dapat dilakukan dengan mempergunakan bahasa atau istilah istilah yang mudah dipahami.
   

   Hambatan Perilaku

   Hambatan perilaku disebut juga sebagai hambatan kemanusiaan, yaitu : hambatan yang disebabkan oleh berbagai bentuk sikap atau perilaku. Hambatan perilaku tampak dalam berbagai bentuk, seperti :
   
   1. Pandangan yang bersifat apriori
      Apabila dalam proses komunikasi masing masing pihak memiliki pandangan yang negatif atau saling mencurigai, maka komunikasi tidak akan berhasil
   2. Prasangka yang didasarkan pada emosi
      Prasangka merupkan pendapat yang kurang baik mengenai sesuatu yang belum pasti terjadi. Prasangka yang didasarkan pada emosi adalah suatu pendapat terhadap sesuau yang tidak berdasarkan nalar.
   3. Suasana otoriter
      Otoriter adalah kondisi dimana segala sesuatu berada ditangan pimpinan karena pimpinan yang paling berkuasa. Suasana yang otoriter dapat menciptakan hubungan yang terlalu formal dan kaku.
   4. Ketidakmauan untuk berubah
      Merupakan kondisi dimana seseorang tidak dapat atau tidak mau menerima sesuatu yang baru untuk menggantikan sesuatu yang lama karena mereka pikir sesuatu yang lama tersebut sudah baik.
   5. Sifat yang egosentris
      Merupakansifat yang mementingkan diri sendiri dan kurang memperhatikan kepentingan orang lain.

2. Peranan staf dalam organisasi

• Pengertian dan Pentingnya staf
Penggunaan staf merupakan salahsatu ciri dari organisasi modern. Fungsi staf adalah membantu pimpinan dalam menjalankan kepemimpinannya. Bagi Pimpinan, staf sangat penting dalam hal hal sebagai berikut :

• Staf yang baik dapat membantu pimpinan dalam mengurangi masalah
• prosedur yang baik, efisien dan efektif akan mempercepat pengolahan informasi menjadi lebih berguna bagi pimpinan dalam menjalankan fungsi manajerialnya.
• teknik staf yang efisien dan efektif akan mengurangi kelambatan di dalam mempersiapkan penilaian, rencana dan instruksi.
• fleksibiitas pelaksanaan tugas operatif membutuhkan analisis yang cepat dan tepat.
• Peran dan Tugas Staf
Kegiatan staf dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu :
• Kegiatan yang bersifat operasional, yaitu kegiatan yang terutama berhubungan dengan kegiatan penyelesaian tugas pokok
• Kegiatan yang berhubungan dengan bantuan terhadap kegiatan kegiatan staf, yang terdiri dari pejabat pejabat yang membantu pimpinan dalam menjalankan kepemimpinannya
Oleh karena itu staf dibentuk dan bekerja untuk :
1. Memberikan tanggapan langsung terhadap pertimbangan dan saran saran yang datangnya dari eselon bawah untuk kemudian diteruskan kepada pimpinan.
2. Mengikuti pertimbangan keadaan sosial, ekonomi, politik dunia usaha yang sangat penting bagi pimpinan dalam menetapkan kebijakan
3. Memperkecil waktu yang dibutuhkan untuk pengendalian, pengintegrasian dan koordinasi pelaksanaan tugas
4. Memperkecil kemungkinan timbulnya kesalahan
5. Memperkecil pengawasan secara detail oleh pimpinan 

Tugas yang dapat diberikan kepada staf meliputi hal hal sebagai berikut :
• Mengumpulkan informasi
• Mengolah dan Menyajikan informasi
• Membuat berbagai macam alternatif tindakan
• Mempersiapkan dokumen penting
• Mempersiapkan instruksi tertulis
• Melakukan pengamatan
• Memberikan saran dan informasi kepada para petugas operasional

• Macam dan fungsi staf
Pada dasarnya staf dibedakan menjadi 2, yaitu :
• Staf Penasihat
Staf penasihat disebut juga staf pertimbangan atau staf umum. Staf penasihat memberikan saran saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Proses pemberian saran dapat dilakukan melalu kegiatan kegiatan berikut :
1. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan mengadakan penelitian
2. mengadakan analisis fakta fakta
3. mengadakan evaluasi
4. membuat berbagai alternatif
5. mengadakan pemilihan
6. membuat kesimpulan
7. merumuskan saran saran
Contoh staf penasihat : Biro perencanaan, Biro penelitian dan pengembangan organisasi, Biro hukum, Biro personalia dan lain lain.
• Staf Pelayanan
Staf Pelayanan sering disebut service staf, auxiliary staff, housekeeping staf dan spesial staf. fungsi staf pelayanan adalah membantu pimpinan dalam melancarkan tugas tugas organisasi dengan memberikan berbagau layanan. Contoh staf pelayanan : bagian kearsipan, bagian ekspedisi, bagian pegawai, bagian pengadaan dan lain lain. 
 
 Halaman Selanjutnya

SUMBER : BUKU - PERENCANAAN DAN ORGANISASI PERUSAHAAN (PROF DR SUKANTO REKSOHADIPRODJO, M.Com)